“Procrastination is the act of delaying or postponing a task or set of tasks. It is when you do one thing even though you know you should do something else”
Jame Clear

Trì hoãn là gì?

Trì hoãn có thể hiểu đơn giản là hành động chần chừ, hoãn lại một hoặc nhiều nhiệm đáng lẽ cần làm hoặc nên làm đến những phút chót, hoặc thậm chí khi đã quá “deadline” 😱. Đây là hiện tượng rất phổ biến mà gần như tất cả chúng ta đều có thể đã từng trải qua ít nhất một lần hoặc thậm chí rất thường xuyên.

Chu trình của sự Trì hoãn thường là một vòng tuần hoàn khép kín của cảm giác muốn được thoải mái – an toàn, kéo theo sự lười, đổ lỗi, chối bỏ – viện đủ lý do rồi cuối cùng rơi vào khủng hoảng và thường lặp lại vô hạn nếu chúng ta không nhận ra và không có hành động cụ thể để loại bỏ nó.

Chu trình phổ biến của Sự Trì hoãn. Nguồn: bearingnews.org

Tác hại dễ thấy của sự trì hoãn là việc không hoàn thành các công việc được giao, các dự định, mục tiêu, kế hoạch của bản thân và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Từ đó, chúng ta sẽ mất đi nhiều cơ hội, uy tín và nó đa phần cũng ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần, gây ra sự tiếc nuối và mất đi năng lượng tích cực trong cuộc sống.

Tại sao chúng ta lại hay Trì hoãn?

Rất có thể khi nghĩ về lý do của sự trì hoãn, chúng ta sẽ thường đổ lỗi cho nguyên nhân chính là do áp lực công việc, cuộc sống – hay nhìn chung là những yếu tố mang tính khách quan từ môi trường bên ngoài. Tuy nhiên, nguyên nhân chính thực sự lại liên quan đến yếu tố nội tại của mỗi người.

Về tâm lý, sự trì hoãn là ví dụ điển hình của hiện tượng “Present Bias” (Thiên vị Hiện tại) hay Time inconsistency (Sự không nhất quán về thời gian). Đây là xu hướng đánh giá quá cao và thích giải quyết những việc có “phần thưởng” nhỏ hơn ở hiện tại thay vì có những hành động cụ thể để đạt được những mục tiêu dài hạn với giá trị lớn hơn trong tương lai. Trong một công bố năm 2013, nhà nghiên cứu nổi tiếng về sự trì hoãn, Tiến sĩ Tim Pitchell, đã gọi sự Trì hoãn là “the primacy of short-term mood repair over the long-term pursuit of intended actions” (ưu thế của việc điều chỉnh tâm trạng ngắn hạn so với việc theo đuổi dài hạn các mục tiêu đã định). Trì hoãn cũng có thể xem là một dạng giải tỏa sự căng thẳng (stress relief). Nó thiên hướng về việc tập trung vào giải phóng tâm trạng tiêu cực, căng thẳng hơn là tiếp tục với các nhiệm vụ cần làm trong thời điểm hiện tại.

Chúng ta thường không thể lấy hậu quả hay phần thưởng trong tương lai dài hạn để tạo động lực khiến bản thân hành động ở thời điểm hiện tại. Thay vào đó, điều cần làm là tìm cách chuyển hậu quả và phần thưởng trong tương lai vào khoảnh khắc hiện tại. Ví dụ, khi bạn có một báo cáo cần hoàn thành trong 2 tháng. Ngày qua ngày, bạn luôn cảm thấy có một chút lo lắng khi nghĩ về báo cáo, bạn cũng biết “hậu quả” và “phần thưởng” của nó trong tương lai, nhưng vẫn thấy đủ động lực để bắt đầu viết. Nhiệm vụ vẫn ở đó và thời gian vẫn cứ trôi đi. Cuối cùng, 3 ngày trước deadline, rồi 1 ngày trước deadline cũng tới, hậu quả của tương lai đã trở thành hậu quả của hiện tại và nó khiến bạn bắt buộc phải lao vào ngày đêm viết điên cuồng trong những giờ phút cuối cùng trước deadline. Sự dằn xé của sự trì hoãn cuối cùng đạt đến đỉnh điểm và đẩy bạn vượt qua Ranh giới Hành động (“Action Line”) để bắt đầu phải hành động. Quá trình này đã được Jame Clear (tác giả quyển “Digital Minimalism) minh hoạ trong hình vẽ dưới đây:

The Procrastination-Action Line. Nguồn: jamesclear.com

Ngay sau khi bạn vượt qua Action Line, sự “đau khổ” (“Pain”) mới bắt đầu vơi dần. Việc Trì hoãn thường sẽ mang lại cảm giác tội lỗi, xấu hổ và lo lắng nhiều hơn việc dành nỗ lực và năng lượng để cố gắng hoàn thành nhiệm vụ còn đang dở dang – trạng thái điểm A sẽ đau hơn điểm B trong hình trên.

“At some point, the pain of not doing it becomes greater than the pain of doing it.”
Steven Pressfield – The War of Art

Việc hiểu về vấn đề và nguyên nhân cốt lõi của Sự Trì hoãn sẽ giúp ích cho chúng ta trong việc hành động và xây dựng những thói quen cụ thể để loại bỏ nó. Trong phần tiếp theo, mình sẽ chia sẻ 10 phương pháp mà mình đã học và áp dụng khá hiệu quả trong việc loại bỏ sự trì hoãn để đạt hiệu suất công việc tốt hơn và từng bước hoàn thành những mục tiêu dài hạn của bản thân.

Làm thế nào để vượt qua sự Trì hoãn?

Hiểu đúng về Động lực và “bắt đầu” hành động!

Mình từng có nhiều sự lầm tưởng về nguồn gốc Động lực và thường chờ đợi hay tìm kiếm động lực (motivation), cảm hứng (inspiration) để bắt đầu làm một việc gì đó. Câu trả lời quen thuộc để đổ lỗi cho hoàn cảnh mỗi khi không hoàn thành một mục tiêu đã đặt ra từ trước kiểu: “Mình chưa đủ/ thiếu/ không tìm thấy động lực để bắt đầu làm”. Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến sự trì hoãn bởi thực tế thì động lực thường chỉ đến sau khi chúng ta bắt đầu làm. Nói cách khác, động lực thường là kết quả của hành động chứ không phải là nguyên nhân dẫn đến hành động (theo Jame Clear)

Motivation is often the result of action, not the cause of it .
Jame Clear

Một lầm tưởng khác mình cũng thường nghĩ rằng động lực là kết quả sau việc ngồi xem các video hay đọc các quyển sách truyền cảm hứng. Việc đó thực sự cũng ít nhiều mang lại động lực, tuy nhiên, đó chỉ là động lực mang tính thụ động (passive motivation) và thường không bền vững. Để có nguồn động lực chủ động, tự nhiên và duy trì được lâu bền, cách tốt nhất đơn giản là bắt đầu hành động, dù chỉ là một việc nhỏ trong nhiệm vụ. Vấn đề cốt lõi ở đây không phải là “hành động”, mà là “bắt đầu” hành động. Trải qua nhiều lần chiêm nghiệm, mình tin tưởng rằng động lực cũng như “động lượng” (momentum) để duy trì hành động sẽ thường chỉ xuất hiện sau khi chúng ta bắt đầu làm, không phải là điều kiện cần để chúng ta bắt đầu.

Tóm lại, giải pháp đầu tiên mình thường áp dụng để vượt qua sự trì hoãn và tạo ra động lực bền vững để duy trì hiệu suất làm việc là “bắt đầu” hành động!

Loại bỏ các “Cám dỗ” và rèn luyện sự “Tập trung cao độ”

Một khi đã vượt qua những “trăn trở” trong suy nghĩ của bản thân và bắt đầu hành động, tất cả nỗ lực và sự tập trung của mình thường chỉ dành cho một nhiệm vụ cụ thể mỗi thời điểm và cố gắng duy trì liên tục. Tuy nhiên, trong cuộc sống hiện đại với quá nhiều cám dỗ và ồn ào, việc tập trung làm việc cũng không quá dễ dàng. Từ mạng xã hội – Facebook, Instagram, các ứng dụng nhắn tin, emails, hay những đồng nghiệp “nhiệt tình và vui tính” thường hay ghé qua bàn làm việc để hỏi thăm bạn kiểu “How are you? What’s up, man?”, quá nhiều thứ làm phân tán sự tập trung của mình và kết quả vẫn thường là sự trì hoãn. Nếu không có cách hiệu quả để loại bỏ những cám dỗ từ môi trường xung quanh này, mọi khó khăn ban đầu đâu rồi cũng sẽ sớm trở lại đấy.

Để giải quyết vấn đề này, mình thường chủ động áp dụng các cách sau:

Với Mạng xã hội, tin nhắn, email, mình thường chuyển tất cả thiết bị điện tử sang chế độ Work trong lúc làm việc. Ở chế độ này, mình đã thiết lập để tắt toàn bộ thông báo mới từ các ứng dụng (trừ ứng dụng để liên lạc với supervisors). Mình thường chỉ kiểm tra, trả lời tin nhắn, email, hay lướt mạng xã hội trong các khung thời gian giải lao (các khoảng nghỉ 15 phút sau 4 hiệp Pomodoro, giờ nghỉ trưa và sau giờ làm việc buổi tối)

Khi ở không gian làm việc chung và cần sự tập trung cao độ, để tránh sự mất tập trung, mình thường chọn giải pháp đơn giản là tìm một phòng riêng thật yên tĩnh. May mắn là tại UniMelb – nơi mình đang làm PhD có các Focus room, chỉ cần đóng cửa, mình đã có ngay không gian riêng biệt để tập trung cao độ vào công việc. Trong những hôm không tìm được Focus room hay những lúc làm việc bình thường ở không gian mở, để tập trung và hạn chế tiếng ồn xung quanh, mình thường sử dụng tai nghe và thường chọn nghe các âm thanh thiên nhiên hay nhạc nhẹ không lời. Mình vẫn duy trì áp dụng phương pháp Pomodoro với các hiệp 25 phút tập trung và 5 phút giải lao, đi lại để lấy nước uống hay đơn giản là nhìn các cây xanh dưới đường để thư giãn.

Để hạn chế các ảnh hưởng từ “đồng đội” thường hay đến bàn làm việc của mình để trò chuyện trong giờ làm việc, mình thường hay để 1 màn hình đếm ngược Pomodoro của ứng dụng Momentum trên trình duyệt kèm title “Focus time” và chăm chú vào màn hình hoặc tài liệu đang đọc – một cách nhắc nhở thân thiện và lịch sự. Khi có yêu cầu hỗ trợ, nếu yêu cầu đó cần nhiều thời gian, mình thường hẹn lại sau giờ làm việc của buổi đó và ghi vào nhắc nhở để liên hệ lại. Mình cũng thường hay chia sẻ với bạn bè về phương pháp cải thiện sự tập trung mình đang áp dụng và mọi người đều rất hứng thú cũng như vui vẻ và tôn trọng những thời gian mình đang tập trung làm việc. Tất nhiên, mình cũng sẽ cần ý thức và giữ sự tôn trọng đến sự tập trung của người khác mỗi khi có yêu cầu muốn nhờ. Việc áp dụng phương pháp này cần sự khéo léo và nó đã giúp mình vẫn có thể duy trì được sự tập trung trong không gian mở cũng như vẫn giữ được tình cảm tốt với bạn bè và đồng nghiệp xung quanh.

Pomodoro Focus time (Sử dụng Momentum Extension)

Xây dựng lịch trình hàng ngày “cụ thể”

Khi đã có thể loại bỏ các tác nhân khách quan và đã vượt qua yếu tố chủ quan của bản thân, việc xây dựng một lịch trình hàng ngày cụ thể và chi tiết là điều quan trọng giúp mình duy trì hiệu suất làm việc và tránh xa hơn sự trì hoãn. Mỗi khi bắt đầu ngày mới hoặc đêm hôm trước, mình luôn dành thời gian để đưa vào Calendar danh sách những việc cần làm vào các khung thời gian cụ thể. Với mỗi nhiệm vụ, mình cũng xác định cụ thể là sẽ làm gì – việc càng cụ thể sẽ giúp mình sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Ví dụ: Thay vì nhiệm vụ chung là Đọc paper, Học Python hay viết báo cáo, mình sẽ xác định cụ thể như Đọc và phân tích thực nghiệm trong paper A, Học và thực hành module X của framework Python Y, Viết bản thảo cho phần Introduction.

Bên cạnh đó, mình cũng sắp xếp các nhiệm vụ vào các khung thời gian chính và duy trì cố định nó như việc duy trì một thói quen về lịch trình. Ví dụ, mỗi ngày mình sẽ tập trung làm các công việc quan trọng, yêu cầu tư duy và sáng tạo cao vào buổi sáng, các công việc bình thường và meetings vào buổi chiều, học thêm về các kỹ năng vào buổi tối.

Việc có một lịch trình hàng ngày cụ thể từ sáng giúp mình hạn chế rơi vào trạng thái mặc dù biết đang có nhiều việc phải làm nhưng lúc này không biết làm việc gì và bắt đầu từ đâu và có thể bắt tay làm việc đầu tiên ngay khi khởi động ngày mới. Mình sẽ chia sẻ chi tiết hơn về lịch trình tiêu biểu trong 1 ngày làm PhD của mình dành cho các bạn quan tâm trong một bài viết khác.

“When we say we don’t have time for something, we’re really just saying that something’s not important to us
You have time for everything. It’s just that you choose to do other things.”
Tim Pitchell

Quy tắc 2 phút và Quy tắc 5 phút

Đây là 2 phương pháp khá hiệu quả mình vẫn đang duy trì áp dụng để vượt qua sự trì hoãn mỗi ngày.

Quy tắc 2 phút

Nếu có một nhiệm vụ cần làm xuất hiện trong suy nghĩ và việc đó có thể hoàn thành trong thời gian dưới 2 phút, chúng ta nên làm nó ngay. Những ví dụ về việc ít hơn 2 phút của mình như đi lấy nước uống, thanh toán hóa đơn, cất thức ăn vào tủ lạnh, lau màn hình, đăng ký phòng Focus room. Nếu đó là công việc nhiều hơn 2 phút, không thể hoàn thành ngay, mình sẽ viết vào ghi chú bên cạnh hoặc đưa vào Calendar vào một thời gian còn trống trong ngày để vẫn không bỏ sót và sau đó tiếp tục tập trung vào công việc hiện tại đang làm.

Quy tắc 5 phút

Ý tưởng chính của quy tắc 5 phút là nếu mình cảm thấy đang bị trì hoãn hay áp lực với một việc gì đó mình đang cần phải làm, mình sẽ tạm dừng lại để nhận thức về sự lo lắng hiện tại là gì, sau đó đếm ngược 5 – 4 – 3 – 2 -1 và mình sẽ tự nhủ với bản thân giờ mình sẽ làm và chỉ cần tập trung làm nó trong 5 phút, sau đó bắt đầu làm việc đó chỉ đúng 5 phút và nghỉ sau đó nếu mình muốn. Đây là phương pháp khá thú vị mình học hỏi từ Ali Abdaal và Mel Robbins. Điểm mấu chốt của quy tắc này là “trick” (đánh lừa) suy nghĩ của mình rằng mình sẽ chỉ cần bắt đầu làm việc đó trong chỉ đúng 5 phút và có thể tự do – một khoảng thời gian quá nhỏ và đơn giản để từ chối. Và “bắt đầu” làm việc cũng chính là yếu tố quan trọng để tạo ra động lực và động lượng để duy trì hành động như mình đã chia sẻ trong phương pháp đầu tiên – một trong các vấn đề cốt lõi của sự trì hoãn là chúng ta không thể bắt đầu.

Theo đuổi sự Chuyên nghiệp thay vì Nghiệp dư

Trong quyển sách nổi tiếng “The War of Art” thường được nhắc đến trong các videos nói về phương pháp vượt qua sự trì hoãn, tác giả Pressfield đã giới thiệu ý tưởng về sự khác biệt giữ người Chuyên nghiệp (Professional) và người Nghiệp dư (Amateur):

An amateur takes action whenever inspiration strikes or when they’re in the right mood. They’re not committed and the goals are focused on fun, money, and status
A professional shapes their life so that the work is a priority they’re determined and committed to succeed by following their inner drive and creative spirit.
Steven Pressfield – The War of Art

Một người nghiệp dư chỉ hành động khi nào họ có cảm hứng, động lực hay tâm trạng phù hợp. Họ không cam kết với những gì đang làm và mục tiêu thường hướng đến là niềm vui, tiền bạc và địa vị.

Một người chuyên nghiệp định hình cuộc sống của họ rằng công việc là ưu tiên mà họ quyết tâm theo đuổi và cam kết hướng đến thành công bằng khả năng tốt nhất của họ với động lực nội tại (qua việc “bắt đầu” làm), đam mê và khả năng sáng tạo của họ. Họ thường không nghĩ đến tiền bạc và địa vị ngay khi bắt đầu làm mà nó sẽ là kết quả của việc kiên trì làm những việc đã xác định hết mình.

Người chuyên nghiệp có thể dễ dàng làm việc trong điều kiện khó khăn và đối mặt với nghịch cảnh. Họ mở lòng với các ý kiến chỉ trích và sự phê bình bởi họ luôn muốn có góc nhìn đa chiều và hoàn thiện bản thân. Trong khi đó, người nghiệp dư mỗi khi nhận được chỉ trích, phê bình, gặp thất bại hay khó khăn thường cảm thấy rất đau khổ và tổn thương day dẳng đến cảm xúc như thể nó đang hủy hoại cuộc sống của họ và thường có thái độ gay gắt phản ứng lại các bình luận trái chiều. Mình cũng luôn tự nhủ rằng: Mình không thể làm hài lòng tất cả mọi người, mình không phải là người hoàn hảo nhưng mình vẫn đang liên tục hoàn thiện để không ngừng cải thiện bản thân tốt hơn mỗi ngày.

Bên cạnh đó, khi đứng trước những sự do dự, người chuyên nghiệp thường suy nghĩ về các giải pháp và quyết định một cách dứt khoát, thay vì chần chừ, trông đợi vào người khác và bàn ra vấn đề như người nghiệp dư. Việc nói không với những điều không quan trọng và biết cách Từ chối cũng là một trong những tính cách quan trọng của một người chuyên nghiệp.

Theo đuổi lối sống của một người Chuyên nghiệp, loại bỏ cái tôi cá nhân và có một tư duy phát triển (Growth mindset) sẽ giúp chúng ta định hình lại và có thái độ, phản ứng tốt hơn với cuộc sống cũng như với mọi người xung quanh.

Kiên trì xây dựng tính Tự Kỷ luật cá nhân

Self-Discipline – Tự Kỷ luật bản thân là yếu tố then chốt mà mình vẫn kiên trì củng cố mỗi ngày để loại bỏ sự trì hoãn cũng như các yếu tố tiêu cực khỏi cuộc sống và duy trì năng suất làm việc cũng như đạt đến sự cân bằng.

Cuộc sống của chúng ta có thể chia thành 2 phần chính: cuộc sống chúng ta đang sống và cuộc sống chúng ta muốn sống, hay nói cách khác, gồm hoàn cảnh hiện tại và ước mơ hay khát vọng tương lai. Để từ phần thứ nhất đến phần thứ hai, tất nhiên, chúng ta cần phải có rất nhiều kiên trì và nỗ lực. Tuy nhiên, giữa hai phần đó luôn có một thứ rào cản rất lớn là sự Phản kháng (Resistance). Theo Steven Pressfield trong “The War of Art”, resistance là suy nghĩ ngăn chặn hoạt động sáng tạo của một cá nhân thông qua bất kỳ phương tiện nào cần thiết, như lý trí. Nó khơi dậy nỗi sợ hãi và lo lắng, nhấn mạnh những yếu tố gây xao nhãng khác đòi hỏi sự chú ý, khiến bản thân chùng bước và nản chí với mục tiêu duy nhất là khiến mọi thứ như cũ (to keep things as they are). Ví dụ dễ thấy mỗi khi chúng ta muốn làm hay đang làm một việc gì đó khó khăn, chúng ta thường bất chợt lóe lên trong đầu những suy nghĩ phản kháng chống lại việc đang làm và thường khiến chúng ta bỏ cuộc.

Theo Sam Thomas Davies, thực tế thì việc Tự kỷ luật bản thân cũng dựa vào sự Phản kháng. Thứ chúng ta cần phản kháng để chống lại là những suy nghĩ tiêu cực và từ bỏ cố gắng xuất hiện mỗi khi gặp khó khăn. Trong đó, chúng ta cần hành động bất kể cảm xúc như thế nào, sống một cuộc sống theo thiết kế, kế hoạch và mục tiêu đã xác định của chúng ta, không phải mặc kệ đời và sống theo định mệnh. Quan trọng hơn hết, hành động của chúng ta sẽ dựa trên lý trí chứ không dựa trên cảm xúc.

“Self-discipline is about leaning into resistance. Taking action in spite of how you feel. Living a life by design, not by default. But most importantly, it’s acting in accordance with your thoughts, not your feelings.”
Sam Thomas Davies

Việc có một ý chí kiên định, đanh thép và mạnh mẽ, rèn luyện sự tự giác và sống có trách nhiệm với bản thân của mình, với những gì mình đã thiết kế cho cuộc sống sẽ giúp chúng ta có thể sống trọn vẹn hơn, cân bằng hơn và vượt qua những khó khăn, tiêu cực cũng như những thói quen xấu và sự Trì hoãn là một trong số đó.

Chúc các bạn sẽ có thêm những góc nhìn mới, sớm loại bỏ được sự Trì hoãn và các thói quen tiêu cực để có một cuộc sống trọn vẹn và cân bằng.

Tham khảo

Nếu muốn tìm hiểu chi tiết hơn và tham khảo trải nghiệm từ chính các nhân vật có ảnh hưởng mà mình đã tham khảo, học hỏi và chia sẻ trong bài viết, các bạn có thể xem những video sau: