Bạn có đang “chìm” trong mớ hỗn độn của các tập tin, thư mục, ghi chú trên máy tính? 🤯
Hay mỗi lần tạo ra file mới hay tải một tài liệu hay về bạn đau đầu không biết nên cất vào đâu?
Và Desktop của bạn thi thoảng trông như thế này?
Nếu có thì bạn không cô đơn đâu. Hoà trước đây cũng hay vậy đó 🫣.
Nhưng trong bài viết ngắn dưới đây, Hoà sẽ chia sẻ lại về một phương pháp rất đơn giản nhưng hiệu quả để dễ dàng sắp xếp các nội dung số một cách tối ưu và thuận tiện nhất - Phương pháp PARA. Đây là phương pháp rất hiệu quả mà Hoà sử dụng trong suốt 2 năm qua để tối ưu việc quản lý các nội dung số trên máy tính, Google Drive, cũng như các nền tảng ghi chú Hoà đang dùng như Notion và Agenda.
Phương pháp PARA là gì?
PARA là một phương pháp tổ chức thông tin số đơn giản được giới thiệu bởi Tiago Forte - tác giả quyển sách cùng tên (The PARA method). Phương pháp PARA chia tất cả thông tin số của bạn thành 4 danh mục chính:
- Project: Những mục tiêu và dự án ngắn hạn với deadline rõ ràng mà bạn ĐANG thực hiện, như:
- Hoàn thành báo cáo dự án nghiên cứu.
- Xây dựng chức năng phần mềm
- Lên kế hoạch du lịch cho gia đình.
- Area: Những trách nhiệm dài hạn và cần được duy trì trong công việc hoặc cuộc sống cá nhân như công việc, sức khoẻ, tài chính, và gia đình
- Resource: Những thông tin, tài nguyên về các chủ đề bạn quan tâm để học hỏi và tham khảo hiện tại như lập trình lượng tử, phát triển kỹ năng thuyết trình, luyện thi IELTS.
- Archive: Tất cả nội dung từ 3 danh mục trên mà bạn đã hoàn thành hay không còn sử dụng nhưng muốn giữ lại để tham khảo sau này.
💡 PARA không chỉ đơn giản, mà còn dễ áp dụng trên mọi nền tảng số bạn sử dụng, từ Google Drive, Notion, trình duyệt, đến quản lý file trên máy tính và điện thoại.
Tại sao PARA hiệu quả?
Trước đây, Hoà đã từng thử nhiều cách sắp xếp khác nhau nhưng cứ một thời gian ngắn, mọi thứ lại hỗn độn trở lại và đâu lại vào đấy 🥲. Sau khi thử và áp dụng mô hình PARA thì quả thực, mọi thứ đúng như quảng cáo của tác giả và sự tập trung cho những việc quan trọng cũng được cải thiện rất đáng kể 🔥.
Dưới đây là một số lợi ích rõ ràng của PARA:
- Đơn giản hóa cuộc sống bận rộn của bạn: Bạn không cần một hệ thống phức tạp để tổ chức thông tin. PARA giúp bạn phân loại thông tin một cách rõ ràng và dễ duy trì, tiết kiệm thời gian phải lục lọi tài liệu, ghi chú và giảm việc trùng lắp dữ liệu đã có.
- Tập trung vào hành động: Thay vì sắp xếp thông tin theo những danh mục mơ hồ như “Ý tưởng” hay “Học tập,” PARA giúp bạn tổ chức theo các dự án cụ thể và mục tiêu rõ ràng mà bạn đang cam kết thực hiện.
💡 Ví dụ: Nếu bạn đang thực hiện một dự án nghiên cứu khoa học A, tất cả tài liệu - ghi chú liên quan sẽ được đặt trong thư mục “Projects → Nghiên cứu A”. Việc này giúp bạn truy cập mọi thứ cần thiết nhanh chóng, cải thiện sự tập trung và hiệu quả công việc. - Linh hoạt trên các nền tảng số khác nhau: PARA hoạt động hiệu quả trên gần như tất cả công cụ bạn đang sử dụng:
- Google Drive hay trình quản lý file trên máy: Sắp xếp file.
- Notion: Quản lý ghi chú và dự án.
- Trình duyệt: Quản lý các bookmarks
- Tăng hiệu quả cá nhân và công việc: Thay vì để thông tin bị “chôn vùi” trong mớ thư mục - tập tin lộn xộn, PARA giúp bạn nhanh chóng truy cập đúng nội dung, dành thời gian cho việc hoàn thành mục tiêu quan trọng hơn.
Cách bắt đầu với PARA ngay
Phương pháp này rất đơn giản và các bạn có thể bắt đầu ngay như sau:
Bước 1: Tạo 4 thư mục chính: Projects, Areas, Resources, và Archives tại bất cứ đâu bạn cần sắp xếp lại thông tin. Hiện Hoà đang áp dụng trên Google Drive, Notion, Agenda và cả trình duyệt Arc.
Bước 2: Sắp xếp lại thông tin:
Phân loại tài liệu hiện có vào đúng danh mục:
- Dự án đang làm? → Projects (mỗi thời điểm 1 người chỉ nên có tối đa ~10-15 dự án)
- Trách nhiệm dài hạn? → Areas.
- Thông tin đang học hỏi? → Resources.
- Những nội dung cũ và biết đâu tương lai cần dùng tới? → Archives.
- Tất cả những thứ khác không quan trọng? → 🗑️ Thùng rác
💡 Một tip nhỏ là các bạn cứ để hết tất cả những thứ không chắc là còn giá trị sử dụng vô thùng rác 30 ngày, nếu trong 30 ngày đó không có gì cần đến nữa thì dọn sạch luôn thùng rác.
Bước 3: Áp dụng vào thực tế:
- Khi bắt đầu một dự án mới, tạo ngay một thư mục trong Projects.
- Khi dự án kết thúc, di chuyển nó vào Archives để lưu trữ.
- Khi có nội dung cần quan tâm dài hạn hay nội dung riêng tư như thông tin sức khoẻ, tài chính, gia đình thì đưa vào Areas.
- Luôn cập nhật danh mục Resources với các tài liệu, ghi chú học tập để không ngừng học hỏi.
“Sự đơn giản chính là đỉnh cao của tinh tế.” – Leonardo da Vinci.
Phương pháp PARA không chỉ là công cụ tổ chức thông tin mà còn là cách để bạn rèn luyện tư duy tập trung vào hành động.
Đừng để cuộc sống số của bạn trở thành một mớ hỗn độn và hãy thử PARA ngay hôm nay và chia sẻ thêm cùng Hoà trải nghiệm của bạn bên dưới nhé 😊