Note-taking (ghi chú) là một phần không thể thiếu trong nhu cầu hàng ngày của mình, cả trong nghiên cứu, làm việc và quản lý sinh hoạt hàng ngày. Khác với nhiều bạn chọn cách ghi chú truyền thống là sử dụng sổ ghi chú trên giấy, mình lại rất thích tận dụng công nghệ cho việc này. Vốn dĩ là một người khá “cầu toàn”, mình luôn tìm kiếm và lựa chọn những ứng dụng có độ hoàn thiện cao nhất và có thể cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết để nâng cao hiệu suất công việc.
Trong bài blog này, mình sẽ chia sẻ lần lượt tóm tắt trải nghiệm về những phần mềm note-taking tốt nhất mà mình từng sử dụng. Bài viết hoàn toàn dựa trên quan điểm và kinh nghiệm cá nhân và không nhằm mục đích quảng cáo. Nếu các bạn cũng yêu thích việc lựa chọn công cụ note-taking tối ưu nhất cho mình cũng có thể tham khảo và chia sẻ trải nghiệm với mình nhé!
1. OneNote (2011-2016)
OneNote là công cụ note-taking miễn phí và rất mạnh mẽ do Microsoft phát triển, có trong bộ Office 365 hoặc cũng có thể riêng lẻ. Mình sử dụng OneNote chủ yếu trong giai đoạn sinh viên (2011 – 2016) để ghi chú bài giảng và các nội dung học tập, hoạt động bởi một ưu điểm quan trọng là hoàn toàn miễn phí và khá tiện dụng. Thời điểm đó chỉ có 2 ứng viên chính là OneNote và Evernote, mình cũng đã thử dùng Evernote trong giai đoạn này nhưng đây là ứng dụng trả phí để có thể sử dụng đầy đủ chức năng và giao diện chưa được thân thiện của Evernote trên Windows đã giữ chân mình lại với OneNote.
Điểm mình chưa thấy ưng ý với OneNote lại thời điểm đó cũng một phần là giao diện chưa được tinh tế; việc sắp xếp và quản lý phân chuyên mục cho các notes; hỗ trợ các công thức toán học, codes; khả năng export và chia sẻ ghi chú còn hạn chế và cần phải có 1 tài khoản Microsoft để sử dụng (việc đăng nhập và đồng bộ ở lần đầu tiên sử dụng là khá khó khăn và thường phát sinh lỗi.
Gần đây, có lẽ Microsoft OneNote cũng đã có nhiều cải tiến đáng kể và cũng được rất nhiều bạn đánh giá tốt. Hiện mình không còn sử dụng OneNote nữa, tuy nhiên đây cũng là lựa chọn rất đáng cân nhắc cho các bạn, đặc biệt là sinh viên để sử dụng trong việc ghi chú bài giảng cũng như dùng trong học tập và nghiên cứu.
2. Evernote (2016-2019)
Sau khi tốt nghiệp đại học năm 2016 và có điều kiện để đầu tư chuyển qua sử dụng MacOS, mình bắt đầu cân nhắc lại trong việc lựa chọn công cụ note-taking phù hợp hơn. Bên cạnh khả năng ghi chú thông thường, mình còn đặt ra một số yêu cầu khác với ứng dụng như hỗ trợ đính kèm âm thanh, ghi âm – hình ảnh – văn bản và ghi chú trực tiếp trên văn bản; chèn các thông tin riêng tư có mã hóa; khả năng tìm kiếm linh hoạt; hỗ trợ đa nền tảng, có thể sử dụng như ứng dụng web và một phần cũng quan trọng không kém là giao diện tinh tế và thân thiện. Khi chuyển từ Windows sang MacOS tại thời điểm đó, mình hoàn toàn ấn tượng với sự tinh tế về UI cũng như trải nghiệm khi sử dụng các ứng dụng trên hệ điều hành này. Evernote là ứng dụng note-taking có thể đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của mình tại thời điểm đó, đặc biệt là giao diện của ứng dụng trên MacOS cũng rất khác biệt và tinh tế hơn rất nhiều so với ứng dụng mình từng thử trên Windows. Mình đã quyết định và sử dụng bản Premium của Evernote cho nhu cầu ghi chú công việc, lên kế hoạch, học tập nghiên cứu và nó trở thành phần mềm gần như mình luôn mở kèm khi sử dụng máy tính.
Evernote đặc biệt hữu ích với mình trong giai đoạn tự ôn luyện IELTS. Mình sử dụng để ghi chú từ vựng kèm hình ảnh để nhớ lâu hơn, ghi chú cấu trúc câu, lập dàn ý, ghi chú các bài học của thầy Simon có kèm âm thanh, luyện viết Writing, cả thu âm và luyện Speaking. Thời điểm này cũng là lúc Notion xuất hiện và trở thành trào lưu mới và mình cũng đã bắt đầu dùng Notion thường xuyên hơn. Tuy nhiên, trong việc ghi chú cho việc ôn IELTS, mình vẫn thấy thích ghi chú trên Evernote vì UI tinh tế và các hỗ trợ format phong phú hơn, đặc biệt là việc hỗ trợ recording cũng như đính kèm các file Audio để sử dụng trực tiếp trong lúc ôn tập. Notion mình chỉ dùng cho việc ghi chú và ôn tập từ vựng, kết hợp với Quizlet vì khả năng hỗ trợ mạnh mẽ của Database trong Notion.
Sau giai đoạn này, khi không còn nhu cầu tạo các ghi chú có âm thanh hoặc recording kèm theo và khi sử dụng Notion thường xuyên hơn, mình nhận ra Notion lại là một ứng dụng rất tuyệt vời với nhiều hỗ trợ mà Evernote không thể đáp ứng được như Database, chèn các công thức qua code LaTEX, publish các note pages và chia sẻ với người khác, khả năng sắp xếp ghi chú rất linh hoạt, có khả năng tùy biến và sáng tạo cao, hỗ trợ Markdown, khả năng đồng bộ ghi chú rất hiệu quả, đa nền tảng,… Tất cả những khả năng trên của Notion đã thuyết phục mình chuyển nhà sang Notion ☺️
3. Notion (2019 – nay)
Mình bắt đầu tìm hiểu và sử dụng Notion khi tìm hiểu và thực hành lối sống tối giản (Minimalism) qua các vlog giới thiệu từ bạn Kira (The Hanoi Chamomile) vào dịp cuối năm 2019 khi nhu cầu ghi chú đòi hỏi những yêu cầu mới để tăng hiệu suất công việc. Quả thực, mình đã rất ấn tượng với khả năng hỗ trợ của Notion ngay từ những ngày sử dụng đầu tiên và có rất nhiều thứ hay ho để tìm hiểu về Notion.
Những tính năng đặc biệt của Notion đã hỗ trợ mình rất nhiều trong việc học tập, nghiên cứu, giảng dạy cũng như quản lý cuộc sống như:
- Database tables: để sắp xếp và liên kết các pages, lập các bảng tổng hợp thông tin, có thể tính toán và xử lý số liệu trực tiếp trên Notions. Mình đã sử dụng Database tables rất hiệu quả trong việc ghi chú từ vựng trong lúc ôn IELTS; lập Literature reviews khi đọc papers lúc làm nghiên cứu; lập Class schedule để sắp xếp các nội dung giảng dạy cung cấp cho sinh viên; lập các bảng thống kê quản lý chi tiêu và còn nhiều ứng dụng khác
- Hỗ trợ chèn công thức LaTEX, codes, Youtube videos và hỗ trợ Markdown: Mình rất thích kiểu viết Markdown vì có thể giúp mình tăng tốc độ viết, format và sắp xếp bố cục tốt hơn. Bên cạnh đó, mình thấy rất tuyệt vời khi Notion hỗ trợ chèn trực tiếp các công thức, ký hiệu toán theo code LaTEX – đặc biệt hữu ích trong thời gian mình ghi chú lúc học Quantum Computing vào năm 2021.
- Khả năng tùy biến, sắp xếp notes và sáng tạo cao: Với Notion, mình có thể tự do sắp xếp và tổ chức notes với số lượng phân cấp tùy ý, rất linh hoạt. Bên cạnh đó, mình cũng có thể tùy biến, bố cục các trang khoa học hơn, xây dựng cũng như sử dụng các templates rất phong phú giúp cho việc ghi chú trở nên thú vị và đầy hứng thú hơn.
Notion còn cung cấp rất nhiều tính năng khác mà mình cũng đã tìm hiểu và trải nghiệm – thực sự đây là một ứng dụng hỗ trợ rất tuyệt vời trong việc ghi chú mà các bạn sinh viên có thể tham khảo và ưu tiên sử dụng. Notion còn cung cấp gói Pro cho Education, đồng nghĩa khi có email .edu, chúng ta có thể sử dụng bản Pro của Notion với rất nhiều hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.
Tuy nhiên, mình cũng bắt đầu nhận ra những hạn chế đáng kể của Notion sau một thời gian khá dài mình sử dụng. Hạn chế nổi bật nhất là tốc độ truy cập chậm. Notion có thể xem như là một web app mà chúng ta có thể đăng nhập và sử dụng tại bất cứ trình duyệt nào, miễn là phải có Internet. Tuy nhiên, khi bạn lưu trữ quá nhiều thứ trên Notion hoặc khi mở một trang notes quá dài, tốc độ truy cập chậm – đặc biệt khi Internet chập chờn hoặc không thể sử dụng khi không có Internet là một điểm hạn chế rất lớn. Đặc biệt, app Notion trên iOS cũng khá chậm và làm ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm sử dụng, đặc biệt khi bạn đang có nhu cầu thực hiện một ghi chú nhanh.
Một ứng viên tiềm năng khác:
Craft (12/2021)
Mình tình cờ biết đến và thử trải nghiệm ứng dụng Craft khi Mac App Store công bố Craft là Mac App of the Year 2021. Mình đã thử dùng trong khoảng gần 1 tháng và đặc biệt rất ấn tượng với những trải nghiệm mà Craft mang lại.
Về những ưu điểm nổi bật:
- Craft gần như cung cấp khá đầy đủ những tính năng mà Notion đã làm mình thuyết phục khi chuyển từ Evernote sang (trừ Database như Notion), hỗ trợ Markdown, chèn công thức LaTEX, chèn Codes đa dạng, chèn Pages trong page.
- Tốc độ truy cập của app Craft trên MacOS lẫn iOS đều rất nhanh chóng (có thể so sánh với Apple Notes), điểm cộng đáng kể so với Notion
- Giao diện rất tinh tế và tuyệt vời, theo phong cách Minimalism nhưng vẫn sắp xếp rất khoa học, hợp lý và gọn gàng.
- Ứng dụng trên iPad có thể chèn ghi chú viết tay bằng Apple Pencil như Apple Notes, thêm một điểm cộng sáng giá so với Notion.
- Hỗ trợ format tương đối đa dạng hơn Notion (trong màu sắc, font chữ, style của các block rất tinh tế và chuyên nghiệp)
- Khả năng Export rất đa dạng, hỗ trợ rất nhiều dạng khác nhau như PDF, Word, Markdown và hỗ trợ liên kết với nhiều ứng dụng khác.
- Hỗ trợ Notes và tạo Todo-list theo ngày tương tự NotePlans (một ứng dụng Notes khác cũng khá hay mà mình có thử dùng trong một thời gian ngắn).
- Hỗ trợ cả web app (đang phát triển) tương tự như Notion nhưng khi dùng ứng dụng vẫn “mượt” hơn, đặc biệt là hỗ trợ ghi chú offline khi không có Internet; có thể đồng bộ lên cloud, lên Craft server hoặc giữ dữ liệu ở local – một điểm cộng sáng giá về data privacy.
Tất nhiên Craft cũng có một vài hạn chế và cũng khiến mình rất băn khoăn cân nhắc khi quyết định xem có nên chuyển từ Notion sang sử dụng hay không, đặc biệt là về chi phí. Craft cũng như Notion, Evernote – không miễn phí nếu muốn sử dụng đầy đủ các chức năng nâng cao, đặc biệt bản miễn phí của Craft rất giới hạn. Tuy nhiên, Notion lại cung cấp bản Pro for Education hoàn toàn miễn phí trong khi Craft chỉ giảm 50%.
Sau khi cân nhắc kỹ tất cả mọi thứ về nhu cầu của mình sau 14 ngày dùng thử Craft, mặc dù Craft là công cụ ghi chú rất hiệu quả nhưng những cập nhật – cải tiến gần đây cũng như lượng ghi chú hiện có của mình tại Notion, mình quyết định vẫn sẽ tiếp tục sử dụng và gắn bó với Notion. Craft theo mình sẽ là lựa chọn rất đáng cân nhắc cho những bạn nào yêu thích sự đơn giản, tinh tế và nhanh chóng trong việc ghi chú, đặc biệt cho những bạn chưa từng sử dụng Notion.
